„Doposażenie Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Filipowie” – wersja tekstowa zapytania ofertowego

Nr sprawy 1/3/2020

ZAMAWIAJĄCY

Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Filipowie

Numer NIP 844-217-40-20

Adres: ul. Garbaska 1, 16-424 Filipów

ZAPYTANIE OFERTOWE

dla zadania

„Doposażenie Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Filipowie”

Projekt realizowany jest w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020

Oś Priorytetowa VIII. Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej Działania 8.6 Inwestycje na rzecz rozwoju lokalnego

Filipów, dnia 03.09.2020

Zatwierdzam:

Dyrektor

/-/ Barbara Orchowska

I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO:

Dane zamawiającego: Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Filipowie

Dokładny adres: 16-424 Filipów, ul. Garbaska 1

Numer NIP: 844-217-40-20

Numer REGON: 200025206

Adres strony internetowej Zamawiającego: gokis.filipow.pl

Adres e-mail: gok@filipow.pl

Tel. 87 737 19

Zamawiający pracuje w dniach: wtorki-soboty od 8:00 do 16:00, poniedziałek jest dniem wolnym.

II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO:

1.Zamówienie publiczne prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.” 

2.Projekt jest realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 objętego osią priorytetową VIII. Infrastruktura dla usług użyteczności publicznej, działania 8.6 Inwestycje na rzecz rozwoju lokalnego.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I PODSTAWOWE INFORMACJE O ZAMÓWIENIU

1.Przedmiotem zamówienia jest: Doposażenie Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Filipowie. 

2.Zakres zamówienia obejmuje:

zakup i dostawę namiotów/pawilonów handlowych o wymiarach 3x3m oraz 5x10m.

3.Przedmiot zamówienia określony został we wspólnym słowniku zamówień następującymi kodami i nazwami (CPV):

39522530-1 – Namioty

4.Szczegółowy opis zamówienia:

Zamówienie obejmuje zakup i dostawę czterech sztuk namiotów/pawilonów handlowych o wymiarach 3x3m oraz jednej sztuki namiotu/pawilonu handlowego o wymiarach 5x10m:

Lp.	Nazwa urządzenia/produktu	Ilość i jednostka	Specyfikacja/Dane techniczne
1.	Namiot/pawilon handlowy 3x3m	4 sztuki	-wodoodporność: 100% -pokrycie dachu wykonane z mocnego materiału, -nie mniej niż 4 ścianki boczne, -nie mniej niż 2 ścianki boczne z oknami, -nie mniej niż 1 ścianka boczna ze drzwiami na zamek, -nie mniej niż 1 ścianka pełna, -stabilny profil stalowy o średnicy min 35 mm każdy, -regulacja wysokości min 2,30 m na najwyższym poziomie, max 3,40 m na najwyższym poziomie, -elementy łączące z wytrzymałego twardego tworzywa, -system zatrzaskowy ułatwiający montaż i demontaż. -ekspresowy, możliwość ustawienia w kilka minut bez konieczności użycia narzędzi, – waga do 35 kg.
2.	Namiot/pawilon handlowy 5x10m	1 sztuka	-wodoodporność: 100% -mocna plandeka o gramaturze min 550 g/m, -ognioodporny materiał wysokiej jakości, -mocne stalowe złącza o średnicy min 40 mm, -grube i stabilne rury nośne o średnicy min 35 mm, -dach wzmocniony wsporami poziomymi i pionowymi, -dodatkowa rama dolna (wzmocnienie) -nie mniej niż 2 wejścia z zamkami, -nie mniej niż 10 okien, -wysokość w szczycie min 2,9 m -waga do 250 kg.

5.Jeżeli w niniejszym zapytaniu ofertowym lub jego załącznikach wskazano znaki towarowe lub nazwy własne produktów, to należy przyjąć, że są one uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i mają na celu jedynie wskazanie wymagań w zakresie jakości i parametrów przedmiotu zamówienia z uwagi na brak innych dostatecznie dokładnych określeń, które pozwalałyby opisać przedmiot zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący. W każdym takim przypadku Zamawiający dopuszcza stosowanie produktów równoważnych, przez co należy rozumieć produkty o parametrach nie gorszych (niższych), zapewniające osiągnięcie efektu wymaganego do osiągnięcia celów projektu.

6.Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia sprzętu spełniającego parametry określone w niniejszym zapytaniu oraz oświadcza, że sprzęt jest fabrycznie nowy i pochodzi z legalnego kanału sprzedaży.

7.Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów transportu przedmiotu zamówienia do miejsca dostawy wskazanego przez Zamawiającego (ul. Garbaska 1, 16-424 Filipów) co znaczy, że dostarczy sprzęt na własny koszt.

8.Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 

9.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert dotyczących pojedynczych urządzeń objętych zamówieniem. 

10.Na podstawie ustanowionych kryteriów, Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę dla zamówienia.

11.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 

12.Zamawiający nie przewiduje prowadzenia zamówień uzupełniających. 

13.Zamawiający nie przewiduje prowadzenia negocjacji.

14.Zamawiający dopuszcza realizację zamówienia przez podwykonawców. 

IV.TERMIN REALIZACJI UMOWY/ZAMÓWIENIA:

1.Przedmiot zamówienia musi zostać dostarczony przez Wykonawcę do Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Filipowie (ul. Garbaska 1, 16-424 Filipów) w terminie 14 dni roboczych od dnia podpisania umowy. 

2.Wykonawca zobowiązany jest uzgodnić z Zamawiającym termin planowanej dostawy oraz uzyskać jego akceptację. Realizacja dostawy w terminie nieuzgodnionym z Zamawiającym, może spowodować odmowę jej przyjęcia. Termin dostawy powinien być uzgodniony nie później, niż na 5 dni przed proponowanym przez Wykonawcę planowanym terminem dostawy.

3.Wykonawca, przy dostawie dołączy do przedmiotu zamówienia karty gwarancyjne oraz instrukcje obsługi urządzeń.

4.Odbiór przedmiotu zamówienia zostanie potwierdzony protokołem sporządzonym według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania, podpisanym przez przedstawicieli każdej ze stron, po uprzednim stwierdzeniu przez Zamawiającego zgodności dostarczonego sprzętu z warunkami zamówienia.

5.Jeżeli Zamawiający stwierdzi wady przedmiotu zamówienia nadające się do usunięcia odmówi przyjęcia dostawy do czasu usunięcia wad przez Wykonawcę.

6.Braki ilościowe lub wady jakościowe stwierdzone w przedmiocie zamówienia, Zamawiający reklamuje w ciągu 5 dni roboczych od ich stwierdzenia. Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt do uzupełnienia braków lub usunięcia wad niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni roboczych, licząc od daty otrzymania wezwania.

V.WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIENIA: 

1.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą. Ustalanie, że oferent jest powiązany osobowo lub kapitałowo w rozumieniu niniejszego postanowienia, powoduje wykluczenie oferenta z postępowania.

2.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: posiadają odpowiednie uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Ustalanie, że oferent nie posiada odpowiednich uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, powoduje wykluczenie oferenta z postępowania.

3.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie o podobnej skali i zakresie do wykonania zadania. Ustalanie, że oferent nie posiada odpowiedniej wiedzy i doświadczenia o podobnej skali i zakresie, powoduje wykluczenie oferenta z postępowania.

4.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: dysponują odpowiednim potencjałem technicznym. Ustalanie, że oferent nie dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym, powoduje wykluczenie oferenta z postępowania.

5.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Ustalanie, że oferent nie dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, powoduje wykluczenie oferenta z postępowania.

6.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: posiadają odpowiednią sytuację ekonomiczną i finansową pozwalającą na terminową realizację zamówienia. Ustalanie, że oferent nie posiada odpowiedniej sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na terminową realizację zamówienia, powoduje wykluczenie oferenta z postępowania.

7.W celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

8.Zamawiający nie formułuje innych warunków udziału w postępowaniu. 

VI. TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1.Ofertę cenową należy złożyć wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania do dnia 10.09.2020 r. do godz. 14:00.

2.O terminie złożenia oferty decyduje moment jej wpływu do Zamawiającego.

3.Oferty złożone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

4.Oferenci, którzy złożą oferty po terminie, zostaną pisemnie poinformowani o przyczynach pozostawienia ich ofert bez rozpatrzenia.

5.Oferty złożone po terminie nie będą zwracane Oferentom – będą one archiwizowane przez Zamawiającego w związku z koniecznością poddania się kontrolom, badającym prawidłowość realizacji projektu objętego wsparciem publicznym.

VII.SPOSÓB I ZASADY SKŁADANIA OFERT:

1.Wykonawca powinien sporządzić ofertę cenową wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

2.Poprawnie sporządzoną ofertę cenową należy złożyć w formie pisemnej za pośrednictwem poczty lub kuriera, na adres Zamawiającego (Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Filipowie, ul. Garbaska 1, 16-424 Filipów) lub przesłana w formie elektronicznej (skan dokumentów) na adres e-mail: gok@filipow.pl w terminie określonym w pkt. 1 rozdziału VI.

3.Oferta cenowa wraz z załącznikami składana za pomocą poczty lub kuriera, musi być złożona w zamkniętej, nieprzejrzystej kopercie; koperta powinna być opisana sformułowaniem: 

FORMULARZ OFERTOWY „Doposażenie Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Filipowie” NIE OTWIERAĆ PRZED DNIEM 10.09.2020r. 

4.Oferta cenowa wraz z załącznikami składana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres email: gok@filipow.pl musi zawierać skan (kopię cyfrową) formularza oferty podpisanego zgodnie z niżej określonymi zasadami oraz załączników do formularza ofertowego.

5.Oferta cenowa (wraz z wymaganymi załącznikami) musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania oferenta. 

6.Zamawiający wymaga, by oferta cenowa (oraz wymagane załączniki) zostały podpisane czytelnie – imieniem i nazwiskiem osoby występującej w imieniu Oferenta. Zamawiający dopuszcza podpisanie oferty podpisem nieczytelnym (parafą) tylko pod tym warunkiem, że podpis nieczytelny zostanie opatrzony pieczęcią imienną (wskazującą imię i nazwisko) osoby składającej taki podpis.

7.Zamawiający dokona otwarcia ofert w dniu 10.09.2020 r., o godz. 14:15. 

8.Otwarcie ofert będzie jawne.

9.Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający ogłosi kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

10.Postanowienia Wytycznych horyzontalnych nie przewidują procedury odwoławczej od wyniku postępowania.

11.Zamawiający powiadomi o wyniku oceny złożonych ofert na stronie www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. oraz na stronie internetowej www.gokis.filipow.pl. Dodatkowo, Zamawiający poinformuje oferentów o wyniku postępowania drogą elektroniczną (e-mail) lub pisemnie.

12.Na wniosek Wykonawcy, który złożył ofertę udostępniony zostanie protokół postępowania o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem części ofert stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.

13.W przypadku, gdy wyłoniony Wykonawca odstąpi (zrezygnuje) od zawarcia umowy z Zamawiającym, Zamawiający zaprosi do zawarcia umowy Oferenta, którego oferta uzyskała kolejno największą ilość punktów.

14.Zamawiający zastrzega sobie możliwość przedłużenia terminu składania ofert. Informację o przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający będzie publikował na stronie www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. oraz na stronie www.gokis.filipow.pl. 

VIII.KRYTERIA OCENY ZŁOŻONYCH OFERT: 

1.Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę na podstawie jedynego kryterium, jakim jest cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Waga kryterium: 100%.

2.Punkty za kryterium „cena brutto” zostaną obliczone wg następującego wzoru:

cena brutto oferty najtańszej

———————————————– x 100 = ilość punktów

cena brutto oferty badanej

3.W przypadku, gdy oferta cenowa zawierać będzie rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający wezwie Oferenta do szczegółowego określenia podstaw oszacowania oczekiwanej ceny w terminie 7 dni. Przez rażąco niską cenę Zamawiający rozumie cenę, której wartość będzie niższa niż 70% oszacowanej wartości zamówienia.

4.W przypadku, gdy Oferent nie przedstawi wyjaśnień w wyznaczonym terminie lub wyjaśnienia Oferenta wykażą, iż zamierzał dostarczyć przedmiot zamówienia lub jego część, odwołując się do cen niższych, niż stosowane obecnie w obrocie gospodarczym wobec urządzeń niezbędnych do osiągnięcia wyznaczonego przez Zamawiającego celu postępowania (zgodnego z celami projektu) lub zamierzał dostarczyć urządzenia nie odpowiadające ustanowionym warunkom (parametrom), jego oferta zostanie odrzucona. W takim przypadku, Oferent otrzyma informację o odrzuceniu jego oferty, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem.

5.Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów.

XI.OKREŚLENIE WARUNKÓW ZMIAN UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

1.Nie stanowi zmiany w umowie udzielenie przez Zamawiającego na rzecz Wykonawcy zamówień na dodatkowe dostawy, polegających na częściowej wymianie dostarczonych produktów albo zwiększeniu bieżących dostaw, a zmiana Wykonawcy prowadziłaby do nabycia materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu tych produktów. Możliwość zastosowania tego postanowienia będzie każdorazowo oceniana przez Zamawiającego w świetle postanowień Wytycznych horyzontalnych.

2.Umowa może zostać zmieniona w sytuacji wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności, przy czym „Pojęcie niemożliwych do przewidzenia okoliczności odnosi się do okoliczności, których nie można było przewidzieć pomimo odpowiednio starannego przygotowania pierwotnego postępowania o udzielenie zamówienia przez instytucję zamawiającą, z uwzględnieniem dostępnych jej środków, charakteru i cech tego konkretnego projektu, dobrych praktyk w danej dziedzinie oraz konieczności zagwarantowania odpowiedniej relacji pomiędzy zasobami wykorzystanymi na przygotowanie postępowania a jego przewidywalną wartością. Nie może to jednak mieć zastosowania w sytuacjach, w których modyfikacja powoduje zmianę charakteru całego zamówienia, na przykład przez zastąpienie zamawianych robót budowlanych, dostaw lub usług innym przedmiotem zamówienia lub przez całkowitą zmianę rodzaju zamówienia (…)”

3.Zachodzi konieczność zmiany terminu dostawy i/lub terminu realizacji umowy z powodu wystąpienia siły wyższej. Przez siłę wyższą Zamawiający będzie rozumiał nieprzewidywalną, wyjątkową sytuację lub takie zdarzenie będące poza kontrolą stron niniejszej Umowy, które uniemożliwiają którejkolwiek z nich wywiązanie się ze swoich obowiązków na podstawie niniejszej Umowy, i które nie były wynikiem błędu lub zaniedbania po ich stronie i których nie można było uniknąć przez postępowanie z odpowiednią i uzasadnioną należytą starannością.

4.Zachodzi konieczność zmiany terminu dostawy lub terminu realizacji umowy z powodu wystąpienia okoliczności, za które nie odpowiada Wykonawca. W przypadku wystąpienia tego typu sytuacji, termin dostawy i/lub termin realizacji umowy zostanie wydłużony o czas niezbędny do eliminacji przeszkody, za którą nie odpowiada Wykonawca.

5.Umowa może zostać zmieniona w sytuacji, gdy dojdzie do zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa. W takim przypadku, umowa zostanie zmieniona w ten sposób, by opowiadała obowiązującym regulacjom prawnym.

XI.SPOSÓB UDZIELANIA INFORMACJI

1.Każdy podmiot zainteresowany ofertą ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zawartych w zapytaniu ofertowym oraz jego załącznikach. 

2.Pytania muszą być przesłane za pośrednictwem Bazy konkurencyjności bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl .Tam też Zamawiający udzieli odpowiedzi na zadane przez Wykonawców pytania. 

3.Zamawiający nie przewiduje udzielania odpowiedzi na pytania zadawane drogą telefoniczną. 

X.ZAŁĄCZNIKI 

Załącznik nr 1 – formularz oferty cenowej

Załącznik nr 2 – oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

Załącznik nr 3 – wzór umowy z Wykonawcą

Załącznik nr 4 – wzór protokołu odbioru przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 5 – klauzula informacyjna RODO